KOmunikasi Organisasi

DASAR-DASAR KOMUNIKASI ORGANISASI

Definisi komunikasi : sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna.
Definisi organisasi : sekelompok orang yang memiliki fungsi dan peranan masing-masing dalam mencapai visi dan misi. Menurut para ahli :
1. W Charles Redding & George A Sanborn
Komunikasi organisasi adalah suatu kegiatan pengiriman dan penerimaan informasi dalam konteks organisasi yang kompleks.
2. Daniel Katz & Robert Khan
Komunikasi organisasi tidak dapat dipisahkan dari arti arus informasi, yaitu adanya tukar-menukar informasi dan transmisi arti suatu pesan dalam konteks organisasi.
3. Harold Zelko & Frank Dance
Komunikasi organisasi akan selalu membicarakan tentang ;
- Skill bisnis komunikasi dan keprofesionalan dalam :
a. Membuat / mendengarkan pidato
b. Mewawancarai
c. Memberikan konsultasi
d. Menyelenggarakan konferensi
e. Menjual produk
f. Membujuk klien
- Komunikasi organisasi tidak lain sebagai suatu sistem yang sifatnya interdependensi. Karena itu ia berbicara tentang :
a. Komunikasi eksternal (PR, sales, iklan)
b. Komunikasi internal (upward / downward / horisontal communication)
4. Raymond Lesikar
Bahwa komponen atau dimensi komunikasi yang disebutkan oleh Zelko & Dance (komunikasi internal & eksternal) harus ditambah satu komponen lagi, yaitu dimensi ketiga komunikasi personal, tidak lain dimaksudkan sebagai pertukaran informasi dan perasaan diantara anggota di dalam suatu organisasi.
5. Lee Thayer
Masalah-masalah dalam komunikasi organisasi dapat dipecahkan dengan bantuan arus data yang digunakan dalam proses komunikasi internal, menurutnya ada 3 cara:
- Operasional (mencari konsistensi data)
- Pengaturan (tentang perintah / instruksi dan aturan-aturan lain)
- Pemeliharaan dan pengembangan (dalam kegiatan PR, ER, iklan)
6. Richard Huseman
Ia membatasi pengertian komunikasi organisasi hanya dalam arti :
- Struktur organisasi
- Motivasi
- Skill komunikasi
7. Howard Greenbaum
Mengatakan bahwa komunikasi organisasi termasuk di dalamnya pengertian tentang:
- Arus informasi formal dan informal
- Komunikasi eksternal dipisahkan dari komunikasi internal
- Akan tetapi yang penting adalah ;
a. Unsur koordinasi di dalam mencapai tujuan individu dan organisasi
b. Aktivitas di dalam memecahkan suatu masalah yang terkait dalam organisasi


FUNGSI KOMUNIKASI ORGANISASI
1. Fungsi informative
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi bahwa seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tentu saja tepat waktu. Dengan informasi yang diperoleh memungkinkan para anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaan dalam organisasi tersebut secara lebih pasti.
2. Fungsi regulative
Fungsi ini berkaitan dengan aturan-aturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Ada 2 hal yang berkaitan dengan fungsi regulative ini, yaitu :
- Orang-orang yang berada dalam tataran managemen yaitu yang memiliki kewenangan untuk pengendali informasi yang disampaikan. Disamping itu juga memiliki kewenangan memberi perintah.
- Berkaitan dengan pesan atau message. Dalam hal ini pesan-pesan regulative adalah yang berorientasi pada pekerjaan, artinya para bawahan membutuhkan adanya kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh atau tidak boleh dilaksanakan.

3. Fungsi persuasive
Fungsi ini berkaitan dengan mempersuasi. Artinya ada kalanya kekuasaan dan kewenangan tidak dapat mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan, untuk itu para atasan mempersuasi bawahan dalam melaksanakan tugas daripada memberi perintah karena hasil yang akan dicapai menjadi lebih baik.
4. Fungsi integrative
Setiap organisasi berusaha untuk meyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Hal tersebut dapat dilaksanakan dengan dua alasan yaitu secara formal dan informal. Pelaksanaan aktifitas baik formal atau informal akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

SALURAN KOMUNIKASI
KOMUNIKASI LISAN
KOMUNIKASI TERTULIS
- Lebih personal (pribadi)
- Efektif untuk gagasan yang relatif sederhana
- Memberikan umpan balik segera

- Off the record
- Efektif untuk mencari respon yang cepat dan emosional
- Lebih resmi (formal)
- Efektif untuk gagasan yang relatif kompleks
- Memberikan umpan balik tertunda
- Ada bukti yang tertulis
- Efektif untuk mencari respon yang tertunda
BEBERAPA PENDEKATAN YANG MENDASARI KOMUNIKASI ORGANISASI
1. Pendekatan ilmiah
Menganggap bahwa organisasi harus menggunakan metode-metode ilmiah untuk meningkatkan produktifitas. Tokohnya, Frederick W Taylor.

2. Pendekatan hubungan antarmanusia
Berkembang sebagai reaksi perhatian eksklusif faktor-faktor fisik dalam mengukur keberhasilan organisasi. Asumsi prinsip dari pendekatan hubungan antarmanusia adalah bahwa kenaikan kepuasan kerja akan mengakibatkan kenaikan produktifitas sehingga seorang karyawan yang bahagia adalah karyawan yang produktif. Tokohnya, Elton Mayo dan FJ Roethlisberger.
3. Pendekatan sistem
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai suatu sistem dimana semua bagian berinteraksi dan setiap bagian mempengaruhi bagian lainnya. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem terbuka terhadap informasi baru, respon terhadap linkungan dan dinamis.
4. Pendekatan kultural
Menurut Devito, sebuah pendekatan kontemporer mengenai organisasi menganggap bahwa perusahaan harus dipandang sebagai suatu kesatuan sosial atau budaya.

LINGKUNGAN ORGANISASI
Seluruh elemen yang terdapat diluar batas-batas organisasi yang mempunyai potensi untuk mempengaruhi sebagian ataupun suatu organisasi secara keseluruhan.

SEGMEN-SEGMEN INGKUNGAN
Bagian-bagian dari lingkungan yang berpengaruh terhadap perilaku maupun performance organisasi.
1. Industri
Mencakup seluruh organisasi lain yang bergerak di sektor yang sama dan merupakan saingan bagi organisasi. Corak dari segmen industri ini berpengaruh terhadap ukuran organisasi, intensitas promosi, jenis konsumen serta tingkat keuntungan dari seluruh organisasi yang bergerak di sektor kegiatan tersebut.
2. Bahan baku
Organisasi harus mendapatkan bahan baku dari lingkungannya yang kadang-kadang lingkungan tidak menyediakan bahan baku dalam jumlah cukup atau kalaupun tersedia harganya tinggi, sehingga dapat membahayakan organisasi.

3. Tenaga kerja
Organisasi perlu mendapatkan tenaga kerja dengan tingkat keahlian, kualifikasi dan jumlah yang cukup.
4. Keuangan
Segmen ini menggambarkan tingkat kemudahan untuk memperoleh sumber keuangan bagi organisasi.
5. Pasar
Segmen ini menggambarkan besarnya permintaan konsumen terhadap produk ataupun jasa yang dihasilkan oleh organisasi. Segmen pasar berpengaruh terhadap organisasi melalui besarnya permintaan akan output organisasi.
6. Teknologi
Merupakan pengetahuan serta teknik-tknik yang digunakan untuk membuat produk ataupun jasa berpengaruh terhadap cara pengelolaan oranisasi.
7. Kondisi ekonomi
Segmen ini menggambarkan keadaan umum dari perekonomian daerah ataupun negara dimana suatu organisasi berada.
8. Pemerintah
Mencakup peraturan-peraturan dan sistem pemerintahan serta politik yang melingkupi organisasi.
9. Kebudayaan
Mencakup karakteristik demografi dan sistem nilai yang berlaku pada masyarakat dimana organisasi itu berada.


STRATEGI UNTUK MENGENDALIKAN LINGKUNGAN
1. Mengusahakan terciptanya hubungan yang baik dengan elemen-elemen terpenting dari lingkungan.
Berbagai bentuk kegiatan yang dapat dilakukan sebagai berikut ;
a. Integrasi melalui merger (penggabungan)
Merupakan cara penciptaan hubungan yang paling baik karena dapat menghilangkan ketergantungan organisasi terhadap elemen-elemennya.
b. Kontrak atau joint ventures
Mengurangi ketidakpastian melalui ikatan yang bersifat formal dengan organisasi lainnya.

c. Kooptasi atau interlocking directorate
Usaha untuk mengadopsi seseorang yang dianggap penting dari lingkungan, untuk masuk menjadi anggota organisasi.
d. Pengangkatan eksekutif
Merupakan salah satu cara untuk mengembangkan hubungan yang baik dengan lingkungan.
e. Iklan dan hubungan masyarakat
Cara tradisional untuk mengembangkan hubungan baik dengan lingkungan dilakukan melalui iklan.
Humas serupa dengan pemasangan iklan tetapi dilakukan tanpa melakukan biaya dan ditujukan terutama untuk mempengaruhi pandangan masyarakat.
2. Membentuk lingkungan agar tidak berbahaya dan bisa menguntungkan bagi organisasi.
a. Mengubah bidang kegiatan
Organisasi dapat mengubah bidang kegiatan untuk mendapatkan suasana lingkungan yang lebih baik.
b. Kegiatan politik
Melalui kegiatan politik organisasi seringkali bisa mempengaruhi bentuk peraturan-peraturan pemerinyah sehingga tidak berbahaya bagi organisasi.
c. Asosiasi pengusaha sejenis
Merupakan persatuan dari beberapa organisasi yang bertujuan sama sehingga memungkinkan terkumpulnya kekuatan maupun sumberdaya yang cukup besar.

PENGERTIAN BUDAYA ORGANISASI
Budaya organisasi merupakan penerapan nilai-nilai dalam suatu masyarakat yang terkait bekerja dibawah naungan suatu organisasi.

KARAKTERISTIK BUDAYA ORGANISASI
1. Inisiatif individual
Meliputi tanggung jawab, kebebasan yang di punyai individu.
2. Toleransi terhadap tindakan beresiko
Sejauh mana para anggota dianjurkan untuk brtindak agresif, inovatif, dan mengambil resiko.
3. Arah
Sejauh mana organisasi tersebut menciptakan dengan jelas sasaran dan harapan mengenai prestasi.
4. Integrasi
Tingkat sejauh mana unit-unit dalam organisasi didorong untuk bekerja dengan cara yang terkoordinasi.
5. Dukungan dari managemen
Tingkat sejauh mana para manager memberikan komunikasi yang jelas, bantuan serta dukungan terhadap bawahan.
6. Kontrol
Jumlah peraturan dan pengawasan langsung yang digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan perilaku anggota.
7. Identitas
Tingkat sejauh mana para anggota mengidentifikasikan dirinya secara keseluruhan dengan organisasinya dibanding dengan kelompok kerja tertentu atau dengan bidang keahlian profesional.
8. Sistem imbalan
Tingkat sejauh mana alokasi imbalan didasarkan atas kriteria prestasi pegawai sebagai kebalikan dari senioritas, sikap pilih kasih.
9. Toleransi terhadap konflik
Tingkat sejauh mana para anggota didorong untuk mengemukakan konflik dan kritik secara terbuka.
10. Pola-pola komunikasi
Tingkat sejauh mana komunikasi organisasi dibatasi oleh kewenangan formal.


MACAM-MACAM BUDAYA YANG DAPAT DIKEMBANGKAN OLEH ORGANISASI
1. Budaya adaptasi
Ditandai oleh lingkungan yang tidak stabil dengan strategi terfokus pada kegiatan ekstern.


2. Budaya partisipasif
Memfokuskan perhatian pada keterlubatan seluruh orang dalam organisasi terhadap perubahan lingkungan yang cepat. Organisasi membangkitkan inisiatif para anggotanya agar memiliki komitmen tinggi terhadap organisasi.
3. Budaya misi
Ditandai oleh keadaan lingkungan yang relatif stabil. Dalam keadaan lingkungan yang stabil, organisasi mulai memperhatikan orang-orang diluar organisasi. Tujuannya adalah untuk menyebarkan visi organisasi kepada khalayak.
4. Budaya konsisten
5. Dikembangkan dalam keadaan lingkungan yang relatif stabil. Dalam keadaan itu organisasi memfokuskan strateginya ke arah intern organisasi.


LANGKAH-LANGKAH PEMELIHARAAN BUDAYA ORGANISASI
- Motivasi dari pemimpin
- Keteladanan pemimpin
- Organisasi harus adaptif
- Bimbingan dari pimpinan
- Penjelasan pimpinan untuk selalu bekerjasama


KEKUASAAN DALAM ORGANISASI
*kekuasaan ; kemampuan untuk mempengaruhi, mengatur atau mengendalikan dan merupakan bagian yang melekat pada proses organisasi. Kekuasaan tidak hanya terletak pada manusia tetapi juga dalam struktur sosial itu sendiri.
*kekuasaan ; kualitas yang melekat dalam satu interaksi antara dua atau lebih individu.
Menurut French dan Raven ada 5 tipe kekuasaan :
1. Reward power
Memusatkan perhatian pada kemampuan untuk memberikan ganjaran/imbalan atas pekerjaan/tugas yang dilakukan orang lain. Kekuasaan ini akan terwujud melalui suatu kejadian/situasi yang memungkinkan orang lain menemukan kepuasan.

2. Coerave power
Bertipe paksaan, lebih memusatkan pandangan pada kemampuan untuk memberi hukuman pada orang lain.
3. Referent power
Didasarkan pada suatu hubungan kesukaan/liking.
4. Expert power
Berdasar pada keahlian , memfokuskan diri pada suatu keahlian, pengetahuan dan informasi yang lebih banyak dalam suatu persoalan tertentu.
5. Legitimate power
Kekuasaan yang sah adalah kekuasaan yang sebenarnya, ketika seseorang melalui suatu persetujuan dan kesepakatan diberi hak untuk mengatur dan menentukan perilaku orang lain dalam organisasi.


TUJUAN / SASARAN ORGANISASI DAN KEEFEKTIFAN ORGANISASI
Definisi sasaran : suatu keadaan atau kondisi yang ingin dicapai oleh suatu organisasi. Dalam pengertian tersebut sasaran dapat diartikan sebagai tujuan organisasi, baik tujuan jangka panjang atau jangka pendek, juga mencakup sasaran dari keseluruhan organisasi atau sasaran dari suatu bagian tertentu dari organisasi.

JENIS-JENIS SASARAN ORGANISASI
- Sasaran resmi adalah kondisi yang secara resmi, kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi, alasan pembentukan organisasi dan nilai-nilai atau falsafah yang mendasari berdirinya organisasi. Sasaran resmi biasanya berbentuk tertulis dan dijumpai pada akta pendirian organisasi ataupun juga sering dinyatakan secara lisan pada pidato-pidato pimpinan organisasi, terutama ditujukan kepada pihak luar organisasi.
- Sasaran yang sebenarnya diinginkan merupakan tujuan atau sasaran aktual yang dalam praktek diikuti oleh organisasi. Sasaran aktual menunjukkan mengenai apa yang sebenarnya diinginkan untuk organisasi.


JENIS SASARAN AKTUAL DALAM ORGANISASI
- Sasaran lingkungan adalah kondisi dimana suatu organisasi telah mendapat pengakuan dari lingkungannya.
- Sasaran output mencerminkan jenis usaha yang dilakukan oleh organisasi
- Sasaran sistem berhubungan dengan pemeliharaan atau perawatan organisasi sendiri yang menggambarkan ukuran, bentuk dan iklim organisasi yang dikehendaki untuk tercapai.
- Sasaran produk menggambarkan karakteristik produk atau jasa yang akan diberikan kepada konsumen.
- Sasaran bagian menggambarkan sasaran dari suatu bagian ataupun satuan kerja yang merupakan bagian dari suatu organisasi.

PIHAK-PIHAK YANG MENETAPKAN SASARAN ORGANISASI
- Pimpinan tunggal
Sasaran pada organisasi besar seringkali dipengaruhi pandangan dari pimpinan yang paling berpengaruh, walaupun secara resmi sasaran itu ditetapkan oleh beberapa orang yang merupakan kelompok pimpinan.
- Koalisi
Merupakan kerjasama sekelompok anggota pimpinan organisasi untuk mempunyai pandangan yang sama mengenai nilai-nilai yang seharusnya diikuti organisasi yang juga selanjutnya menentukan tujuan atau sasaran yang akan dipilih.


EFEKTIFITAS ORGANISASI
*efektifitas adalah tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai organisasi.
*efektifitas adalah sebuah konsep yang bersifat lebih terbatas dan menyangkut proses internal yang terjadi dalam suatu organisasi. Efisiensi menunjukkan banyaknya input atau sumber yang diperlukan oleh organisasi untuk menghasilkan satu satuan output.


BEBERAPA PENDEKATAN DALAM PENGUKURAN EFEKTIFITAS ORGANISASI
- Pendekatan sasaran
Dimulai dengan identifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran tersebut.
- Pendekatan proses
Sebagai efisiensi dan kondisi atau kesehatan dari organisasi internal.
- Pendekatan sumber
Melalui keberhasilan organisasi dalam mendapatkan berbagai macam sumber yang dibutuhkan.


BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI
- Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan mereka dalam suatu perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas dan pertukaran secara horisontal dan vertikal dalam suatu perusahaan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung.
- Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak diluar organisasi.


DIMENSI-DIMENSI KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL
- Komunikasi internal
a. Komunikasi vertikal yaitu pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, lengkap dengan struktur yang khas.
b. Komunikasi horisontal yaitu berbagai informasi diantara rekan sejawat dalam satu unit pekerjaan yang sama.
c. Komunikasi diagonal
- Komunikasi eksternal
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak
b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

DOWNWARD COMMUNICATION
Komunikasi dari atas kebawah yang artinya informasi yang berlangsung secara formal dari seseorang yang memiliki wewenang atau kedudukan lebih tinggi kepada orang yang kedudukannya lebih rendah.
Terdapat 5 jenis informasi yang biasanya dikomunikasikan dari atasan ke bawahan:
- How to job adalah informasi yang menyangkut bagaimana kita melaksanakan tugas atau pekerjaan. Adapun job instruction atau perintah kerja dapat berupa pemberitahuan, petunjuk, penjelasan dan job description.
- Rationale for doing job adalah jenis informasi mengenai atas dasar alasan apa kita melaksanakan tugas yang dibebankan kepada kita. Dalam hal ini supaya karyawan memahami bagaimana dia harus bekerja, kaitan dengan tugas lainnya.
- Organizational policies and practices adalah jenis informasi mengenai kebijakan dan petunjuk-petunjuk praktis. Dalam hal ini karyawan diberi informasi mengenai jam kerja, gaji, pemutusan hubungan kerja, asuransi, cuti, insentif, sanksi dll.
- Employee performance yaitu jenis informasi mengenai kinerja karyawan, bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya dengan baik untuk efisiensi dan efektifnya tujuan organisasi.
- Mission of the organization adalah informasi untuk mengembangkan kesamaan misi.

UPWARD COMMUNICATION
Yaitu informasi yang berlangsung dari seseorang yang memiliki kedudukan lebih rendah kepada yang lebih tinggi.
Fungsi dan argumentasi untuk komunikasi keatas:
- Arus informasi keatas memasok informasi berharga bagi pengambilan keputusan pemegang organisasi dan kegiatan supervisi lainnya.
- Komunikasi keatas membuat supervisor tahu ketika bawahan menyampaikan informasi dan bagaimana baiknya menerima masukan dari bawahan.
- Mendorong omelan dan keluhan ke permukaan, dan supervisor mengetahui siapa yang terbuka dan siapa yang lebih tertutup untuk operasi aktual.
- Komunikasi keatas memperkuat penghargaan dan kesetiaan terhadap organisasi dan merupakan suatu kesempatan untuk meminta pertanyaan dan sumbangan ide serta saran tentang operasi organisasi.
- Komunikasi keatas membolehkan supervisor untuk menetapkan apakah bawahan memperoleh pengertian yang dimaksudkan dari arus informasi ke bawah.
- Membantu karyawan menanggulangi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan dalam pekerjaan mereka dan organisasi.

DIMENSI KOMUNIKASI INTERNAL
- Komunikasi persona
Komunikasi yang berlangsung secara dialogis saling menatap, sehingga terjadi kontak pribadi. Sedangkan komunikasi persona media adalah komunikasi dengan menggunakan alat/media.
- Komunikasi kelompok
Komunikasi antara seorang dengan sekelompok orang lain dalam situasi tatap muka. Kelompok bisa besar atau kecil.


DIMENSI KOMUNIKASI EKSTERNAL
- Komunikasi dari organisasi ke khalayak
Pada umunya bersifat informatif yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin.
- Komunikasi dari khalayak ke organisasi
Merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial, maka disebut opini publik. Share this article on: